Tenue de procès-verbaux et transcription

Les organisations, associations et entreprises multilingues actives au niveau international ont parfois besoin de procès-verbaux et de retranscriptions d'enregistrements en langues étrangères.

Il arrive souvent que les procès-verbaux et retranscriptions de séances, négociations, auditions, conversations téléphoniques ou procédures internes ne puissent pas être effectués par le personnel interne pour des motifs tels que la confidentialité, l'absence de compétences linguistiques, le manque de ressources, la neutralité requise, etc.

Tenue de procès-verbaux

Nous mettons à votre disposition des rédacteurs expérimentés, de langue maternelle ou multilingues, capables de tenir le procès-verbal directement sur les lieux de la réunion. Sur demande, nous traduisons les procès-verbaux dans les langues cibles souhaitées et garantissons la plus grande précision. Par exemple dans le cadre de :

  • séances du conseil d'administration
  • séances de direction
  • séances de groupes de projet
  • procédures disciplinaires
  • procédures menées par des commissions spécialisées

Transcription

Nous nous tenons à votre disposition pour les retranscriptions mot à mot dont vous pourriez avoir besoin dans le cadre de

  • séances
  • négociations
  • auditions
  • interrogatoires
  • etc.

Nous réalisons des enregistrements professionnels du son et/ou de l'image, puis nous effectuons une transcription mot à mot du contenu. Sur demande, nous traduisons les textes transcrits vers les langues souhaitées.

Sélection d'exemples pratiques LT

Procédure d'arbitrage de l'International Chamber of Commerce (ICC )

Dans le cadre d'une procédure d'arbitrage de l'ICC s'étant tenue sur plusieurs jours, LT Lawtank a enregistré et retranscrit des auditions de témoins afin d'en établir des des procès-verbaux détaillés. En raison du caractère international de l'affaire, les auditions des témoins se sont déroulées en allemand, en anglais et en turc.

L'objet de la procédure impliquait en outre l'utilisation d'un jargon très technique. Grâce à ses jurilinguistes multilingues, LT Lawtank a été en mesure d’apporter un soutien professionnel à la procédure et d'établir les procès-verbaux avec précision et rapidité.


Procédure disciplinaire interne

Dans le cadre d'une procédure disciplinaire interne s'étant tenue sur plusieurs jours, LT Lawtank a établi les procès-verbaux des auditions, qui étaient de deux types :

  • Procès-verbaux rédigés durant l'audition, sans enregistrement ni transcription, avec relecture et validation directement à la fin de la séance ;
  • Procès-verbaux détaillés avec enregistrement durant l'audition puis transcription ultérieure.

Les auditions se sont déroulées en anglais et exigeaient la plus haute discrétion. Etant donné l'absence de règlement détaillé relatif à la procédure, LT Lawtank a joué un rôle consultatif visant à assurer le respect des prescriptions légales dans le cadre des auditions.


Association professionnelle nationale

Une importante association professionnelle nationale dispose de son propre système disciplinaire et introduit des procédures devant respecter les exigences minimales du droit fondamental en cas de violation des règles de conduite par ses membres.

Après l'accompagnement juridique de la réorganisation du système juridique de l'association, LT Lawtank assure, dans le cadre des procédures en cours, la tenue de procès-verbaux en cas d'auditions et de négociations dans les langues officielles.


Auditions de témoins

Les enregistrements d'auditions de témoins dans le cadre de procédures disciplinaires internes à une association ou à une entreprise doivent être transcrits dans un premier temps puis traduits dans les différentes langues des membres de la commission disciplinaire.


Corporate secretary

Une entreprise suisse alémanique a élu un membre francophone dans son conseil d'administration, mais ne dispose pas de personnel adéquat pour le secrétariat et charge LT Lawtank de la tenue du procès-verbal des séances importantes (représentant d'un corporate secretary).


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